Llegas al trabajo y tu jefe te llama a su oficina, lo primero que piensas es que va a regañarte. ¿Te ha pasado? Es común que la percepción que se tenga sobre el concepto de retroalimentación esté más apegado a lo que se hace mal.
Se suele creer que es una llamada de atención o un regaño, más que a un proceso abierto de diálogo en el que se aprenda, entre líderes y colaboradores, a encontrar soluciones efectivas a los distintos problemas que se presenten en el día a día de una empresa .
Iván Alvarado Meléndez, experto en desarrollo de talento humano define la retroalimentación como “Un espacio permanente de diálogo entre jefatura y colaborador para definir metas, monitorear el proceso, y revisar los resultados obtenidos en un período específico.
“Su propósito es generar aprendizajes que permitan la mejora del rendimiento individual y entreguen elementos relevantes para el rendimiento colectivo”, dice el entrevistado.
Los jefes y líderes no deben perder de vista que se trata precisamente de eso, de un diálogo en el que junto a los equipos, se llega al planteamiento de soluciones.
El experto señala que la relevancia que tiene este proceso en la gestión del desempeño es múltiple, puesto que un espacio de retroalimentación de calidad brinda diversos beneficios individuales y a nivel corporativo.
Entre los más importantes están:
? Verificar que existe comprensión y acuerdo sobre las metas, desafíos, prioridades y roles en la relación laboral, facilitando el monitoreo de los resultados.
? Mejorar el control sobre los resultados, evitando que determinados errores persistan durante todo el periodo.
? Mejorar la comunicación entre jefaturas y colaboradores, fortaleciendo por tanto la relación laboral y el clima grupal.
? Objetivar la evaluación final, al brindar elementos consistentes, coherentes y basados en evidencia.
? Identificar y potenciar talentos
Cómo echarla a andar
Aunque no es sencillo, la retroalimentación es un proceso abierto y su raíz es precisamente la conversación, la platica activa y bien estructurada entre jefatura y colaborador.
“Es un método orientado a lograr los conocimientos y conductas individuales que contribuyan efectivamente a los resultados organizacionales, incrementando la calidad de los productos y servicios ofrecidos a los clientes”, dice el experto.
Competencias laborales para la buena gestión profesional
Los colaboradores requieren de específicas capacidades para desempeñar efectivamente su trabajo; conoce las cinco indispensables y los comportamientos que implican.
Generalmente los procesos de retroalimentación tienen que ver la evaluación de desempeño que las compañías realizan, por lo general a mitad del año o cada trimestre, para medir las competencias de los colaboradores y evaluar el cumplimiento de objetivos.
Aunque es una práctica obligada para la mayoría de empresas, el experto en desarrollo humano indica que debe realizarse con frecuencia, no esperar que se cometa un error para llamar al colaborador, por que lo asociará con problemas. Siempre que haya un espacio adecuado para establecer una plática que mida lo bueno y lo malo del desempeño, hay que hacerlo.
“Lo recomendable es retroalimentar de forma periódica, por ejemplo al final del día, una vez a la semana, aunque también podría ser de inmediato”, aconseja.
Herramientas y recursos útiles
Como se trata de un diálogo, más que de una evaluación en sí misma, la clave dice el entrevistado, es “Saber escuchar, porque el feedback no es una conversación unilateral sino una apreciación recíproca”.
Escuchar nos permite hacerlo de forma asertiva, con madurez, prestar atención a las opiniones de los demás facilita que perciban a los líderes con humildad.
Otra habilidad que los jefes deben desarrollar es ver el futuro (feedback -forward), porque dar feedback no es solo conversar del problema sino ofrecer una solución. La conversación se debe cerrar con pautas para resolver las dificultades.
También la capacidad de usar lenguaje descriptivo y no tanto subjetivo, a la hora de sentarse con el colaborador a evaluar cada aspecto de su desempeño.
Debe contar con datos, buenos o malos, de la actividad que él realiza, para que el diálogo esté fundamentado el algo real. Por ejemplo si va a llamarle la atención por que llega tarde, debe contar con el récord de entradas que pruebe lo que le está indicando.
El experto indica que la retroalimentación debe convertirse en una herramienta estratégica de gestión gerencial enfocada en la mejora continua y el desarrollo profesional y personal de los colaboradores
Debe servir para impulsar un aprendizaje permanente en todos para la mejora de su desempeño y una mayor satisfacción laboral.
Los nueve pasos
Alvarado menciona nueve pasos importantes para establecer un proceso de retroalimentación entre los empleados y los líderes:
1- Buscar el momento oportuno.
2- Ponerse en el lugar del otro.
3- Centrarse en la conducta y no en el Ser de la Persona.
4- Dar el feedback de uno en uno.
5- Basarse en hechos objetivos y concretos.
6- Ser breve y preciso en el mensaje.
7- Destacar cono nos afecta ese comportamiento.
8- Pensar en las necesidades del receptor.
9- Comenzar y terminar el mensaje de forma positiva.
Cuando el diálogo es limitado
Jefes y líderes seguro se encontrarán con colaboradores problemáticos donde la plática activa es difícil, acá tienes unas ideas sobre cómo abrir este espacio.
a) Establecer el comportamiento que se ha observado, expresarlo de manera objetiva usando lenguaje descriptivo.
b) Espera una respuesta del colaborador (tenga cuidado con las salidas laterales, es decir obviar lo que se le pregunta).
c) Le recuerda cuál es el objetivo principal de su puesto, la razón por la que fue contratado.
d) Le pide una solución específica ante el problema de desempeño.
e) Llegan a un acuerdo juntos.
Premie la eficiencia
Aunque la retroalimentación está asociada a corregir problemas, también debe ser frecuente cuando el empleado hace las cosas bien, por que de lo contrario nunca sabrá como es su desempeño. Aplica aquello de corregir en privado y felicitar en público.
A ) Cuando observe un buen trabajo, dígalo
B) Sea tan específico como pueda para que el colaborador sepa con claridad que fue lo que hizo bien y le motive a repetir la conducta.
Los efectos nocivos de la tensión laboral
Un mal clima y una inadecuada cultura organizacional pueden propiciar efectos negativos en la salud de los colaboradores.