Gestionar bien el tiempo es una habilidad muy valorada por las empresas con relación a sus empleados, sobre todo porque este factor no solo mejora la productividad sino también hace más competente la organización del trabajo.
Además, un profesional que pueda ejecutar varias tareas en poco tiempo siempre resultará rentable para una empresa, a pesar de que alcanzar ese nivel es una tarea que lleva tiempo y disciplina cumpliendo objetivos previamente fijados.
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Según EFE, en su artículo “Optimizar el tiempo en el trabajo”, es recomendable, en primer lugar, analizar las tareas concretas que deben realizarse diariamente para conseguir que los objetivos planteados puedan realizarse de forma efectiva y delegar aquellas que no podrán cumplirse en el tiempo requerido. Otro punto importante es reflexionar acerca del tiempo que requiere cada tarea a ejecutar, y si estas superan el total de horas de la jornada laboral será necesario estudiar ciertos ajustes y reducir el tiempo previamente asignado a cada tarea preparando un nuevo cronograma de trabajo.
Otras recomendaciones similares para sobrellevar el trabajo en casa o en la oficina las extiende el psicólogo Nahum Montagud Rubio en la web psicologiaymente.com y te las detallamos a continuación.
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1- Ten una agenda
Permítete usar una agenda u organizador digital o físico para organizar tus tareas y planificar de la mejor manera. Ayuda a gestionar las actividades a corto y largo plazo. Así no hay forma de perderte un compromiso y tendrás dónde consultar con frecuencia las tareas necesarias y fechas de entrega. Y recuerda, no te fíes de tu memoria porque puede fallarte y quedarás mal con tu jefe, tus compañeros y hasta tu propia familia.
2- Fíjate metas
Para avanzar en el día a día, determina objetivos pequeños como metas diarias, semanales y mensuales que puedas cumplir al pie, haz una lista de lo que necesitarás para alcanzarlos y los procesos que requerirá. Todos los objetivos deben ser ambiciosos pero realistas, para que no te desmotives en el camino. En primer lugar, analiza las tareas concretas diarias para conseguir que los objetivos planteados puedan realizarse de forma efectiva.
3- Tómate descansos
Asigna un tiempo determinado para cada actividad y determina momentos para descansar física y mentalmente o dedicarte a otra actividad constructiva pero distractora, si no vas a tener un mal rendimiento. Está comprobado que una persona comienza a perder la concentración más allá de 50 minutos. Puedes basarte en el método Pomodoro, en el que trabajas 25 o 50 minutos y tomas descansos de 5 minutos entre periodos.
4- Prioriza
Aprende a priorizar aquello que urge y lo que puede esperar un rato más, te ayudará a cumplir todas las responsabilidades laborales y hogareñas en tu lista. Si lo analizas, no todas las actividades tienen la misma importancia y requieren igual esfuerzo. Mientras más determines lo primero en hacer tendrás más tiempo libre. Un tip para ello es reconocer tus mejores y peores horas de rendimiento en el día.
7- Inicia por lo difícil
Dejar las tareas más pesadas o engorrosas para el final de la jornada no es buena idea. Lo mejor es comenzar el día con “eso” que no te gusta, con la idea de quitarte ese peso de encima lo antes posible y disipar el estrés que te provoca. De este modo tendrás ánimos para completar la rutina con lo más fácil; la sensación que estás avanzando con rapidez, te hace disfrutar lo que realizas y te enfocas mejor.
8- Fracciona el tiempo
¿Has pensado en organizar tu día en bloques? En este punto, visualiza las tareas más complejas y descompónelas en tareas más pequeñas y sencillas, de manera que tengas mayor control en todo y cumplas minuciosamente una por una. Optimizarás recursos, ahorrarás tiempo, prestarás más atención a los detalles, te organizarás mejor y desarrollarás facilidad para ejecutar lo demás. Cuando te des cuentas habrás terminado.
9- Fija un alto
Nunca olvides ponerte límites o vas a sobrecargar tu salud mental y física y colapsarás con alguna enfermedad. Recuerda que trabajar por más horas no siempre significa lograr mejores resultados. Los bloqueos mentales, creativos y anímicos se dan cuando te toca hacer actividades que no son de tu gusto, en esos casos date un tiempo cambiando de tarea o descansando y retómalo más tarde con mejor claridad.
10- Desempeña una tarea a la vez
La multitarea es el peor de los enemigos de la gestión eficiente del tiempo, por eso, evita comenzar una cosa, dejarla a medias, empezar otra, abandonarla y echar mano de una tercera para luego continuar en la primera. Alternar la ejecución de dos o más labores distintas no te hace más productivo, te agota y rindes menos.