En El Salvador desde la declaratoria de emergencia sanitaria muchas empresas empezaron a implementar la modalidad de trabajo desde casa, el famoso “home office”. También, en marzo se aprobó la Ley de Regulación del Teletrabajo que dicta tanto las obligaciones del empleador como del empleado.
En el contexto actual y los cambios originados por la pandemia causada por el COVID-19 las diferentes aplicaciones de videollamadas han sido bastante útiles, tanto para lo laboral como personal. Ahora las reuniones de trabajo se hacen por aplicaciones como Meet o Zoom, puesto que esto reduce los niveles de contagio, además de resultar mucho más efectivas y rápidas.
Pero pese a que las videollamadas son ya parte de la cotidianidad laboral, para muchas personas resulta una opción que todavía se les dificulta. Y en ese proceso por aprender lo más rápido posible, pueden ocurrirte accidentes o pasar más de alguna vergüenza, pero no te preocupes, es normal.
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Sin embargo, acá te dejamos algunas reglas básicas para hacer videollamadas exitosas.
No uses pijama y péinate un poco, como si fuera una reunión presencial
Muchas personas suelen confiarse a la hora de tener una videollamada y según las ironías del caso consideran que el video no es necesario, pero en algunos encuentros puede darse que sea necesario activar las cámaras, por ello hay que tener dos de tres elementos básicos para no salir desaliñado:
“Si no tienes la ropa ideal, asegúrate que el maquillaje esté bien, si tienes el cabello recogido, asegúrate de que el maquillaje esté bien y que la ropa esté bien, si haces dos de estas tres cosas, ya estás al otro lado”, Ana d’Carvalho, experta en personal branding de LCI College.
“Dependiendo del tono de la reunión es que puedes elegir la ropa. Puedes usar colores sólidos, brillantes. Si tienes un público divertido, usa estampados y accesorios grandes, para que las personas del otro lado te vean y se sientan empáticas con tu imagen. Y regla de oro, báñate, péinate, lávate los dientes, acicálate como si fueras a ver a la persona presencialmente”, aconseja.
Maneja los imprevistos con naturalidad
Hay situaciones que no puedes controlar, como el ladrido de los perros, si eres padre o madre que lo niños lleguen justo a la hora de la llamada. Tampoco puede faltar el vendedor de agua o pan que anuncia su llegada. Sin embargo, debes de tratar de acomodar el espacio antes, prever las situaciones, pero si ocurren, actúa con normalidad.
“Hay que manejar todo con naturalidad. Si sabes que esto va a pasar, apagas el micrófono. Incluso puedes reírte de eso: cuando la se situación sale de las manos hay que ser auténtico. Las personas no quieren ver robots al otro lado de la cámara. Quieren ver personas de verdad, auténticas. Eso genera carisma en cámara”, dice la experta.
¿Cuándo debes de prender y apagar la cámara?
Según la experta, esto dependerá del tipo de conveniencia, número de personas y el respeto: “Las reglas de etiqueta se basan en el respeto mutuo, en la convivencia de dos o más personas de una forma agradable. Esa es tu responsabilidad, de qué forma interactúas de una forma agradable y con mucho respeto. Siempre debes estar listo para la cámara, porque no sabes si va o no va, o si tu líder prende la cámara e invita a los otros a hacerlo. Y debes hacerlo”.
Además, debes procurar que sea un fondo neutro y un espacio donde no pasen personas por detrás para evitar distractores.
¿Participar o callar?
“A veces lo que pasa es que el anfitrión no da espacios para conversación. Si eres el anfitrión, es importante que invita a las personas que lo hagan y si eres participante y el anfitrión pide que hables, hazlo. A veces da vergüenza y todo, pero, si tu anfitrión te está proponiendo el espacio ideal para la conversación, eso es ser respetuoso. También, silencia los micrófonos en la plataforma mientras el anfitrión da su charla“, dice la experta.
¿Qué hacer si hay una falla técnica?
Lo mejor es ser precavido para evitar este tipo de inconvenientes. Si eres el anfitrión también es tu responsabilidad crear un ambiente agradable para los participantes y dar espacio para que opinen.
“Si uno es anfitrión hay que conectarse por cable. El wifi no es suficiente hoy en día. Como anfitriones, debemos hacer todo de la forma más agradable posible: hay que mirar a la cámara, no a la pantalla. Usar un buen micrófono, un buen fondo, buena dicción. Nunca reclinarse o comer, eso se nota. Ahora, si se va la luz comunícate con el grupo de Whatsapp de la reunión, o diez recursos para informar de forma inmediata. En un webinar tienes ayuda, pero si tienes apoyo en otras plataformas, informa a la persona que te apoya que ponga un video, que invite a la gente a hacer preguntas, etc. Todo hasta que se recupere la señal”, explica.
¿Cómo aprovechar mejor las reuniones?
Las reuniones tratan acerca de las personas que participan en ellas, y no de la tecnología. La mayoría de las reuniones eficaces tienen un propósito claro. Usa la descripción de tu reunión para detallar su finalidad.
Utiliza el chat para compartir recordatorios o documentos de lectura previa para tu audiencia antes de la reunión. Asegúrate también de incluir el trabajo de preparación en la invitación a la reunión.
¿Cómo lograr una reunión exitosa?
Practica la inclusión, pide a todos en la reunión que hagan aportes. Si el volumen de audio de alguien es demasiado bajo o si su dispositivo está causando problemas, arréglalo al inicio de la reunión para que la persona no quede excluida.
También es muy importante estar atento al botón de silenciar para evitar momentos incómodos o ruidos que puedan alterar la reunión. Tus invitados podrán volver a activar su micrófono en cualquier momento. Se sugiere usar igualmente el desenfoque de fondo si no desea que se convierta en una distracción.
Ahora, para asegurarte de incluir a personas que tengan alguna discapacidad o dificultad de concentración, asegúrate de activar la opción de subtitulado.
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