El Registro Nacional de Personas Naturales (RNPN) no constató que la firma concesionaria de la emisión del DUI demostrara la eficiencia técnica de la tecnología para verificar las huellas dactilares y tampoco le aplicó sanciones por incumplir el contrato, reclama una auditoría de la Corte de Cuentas a ese servicio.
En el “Informe de auditoría de gestión a las tecnologías de información y comunicación del Registro Nacional de las Personas Naturales (RNPN) por el periodo comprendido del 1 de enero del 2012 al 31 de agosto del 2014”, la Corte hace una serie de cuestionamientos al proceso de emisión del DUI.
Como ha informado ampliamente El Diario de Hoy, la misma auditoría ha determinado que el sistema no es confiable, con anomalías tales como la asignación de dos DUI con números distinto a 923 personas, las deficiencias en la administración de la base de datos y la falta de pruebas técnicas de la eficiencia del sistema de huellas dactilares que usa la firma Mühlbauer.
Pero los auditores también señalan al RNPN su falta de “seguimiento al cumplimiento de las cláusulas del contrato de concesión de la Prestación de los Servicios Públicos del Sistema de Registro, Emisión y Entrega del Documento Único de Identidad” en varios aspectos.
Entre esos aspectos destacan los auditores la falta de documentación técnica del sistema de registro, emisión y entrega del DUI como los flujos de proceso, como tampoco un proceso de autorización y auditoría por parte del RNPN para revisar periódicamente los planes de contingencia elaborados por la empresa concesionaria.
También determinan la falta de control para verificar el soporte técnico oportuno para el mantenimiento preventivo y correctivo del hardware de la concesionaria.
Pero hay otros dos aspectos que apuntan los auditores de la Corte al Registro: el “control limitado del delegado del RNPN” al uso de cámaras de circuito cerrado de Mühlbauer. El control fue instalado “únicamente para los encargados de la empresa concesionaria”, se queja.
Otro punto que le señala es que en el Plan de Medios Anual no se consideró “como mínimo la inversión del 5% de los ingresos promedio anuales de la empresa para la publicidad del servicio”.
No verificó equipo ni control de calidad
De igual manera, dicen los auditores, el RNPN no evaluó la “obsolescencia” del equipo informático de la Mühlbauer utilizado para la emisión del DUI, ya que le correspondía hacerlo en noviembre de 2012 y esta no se había realizado a la fecha de la auditoría, según se afirma en el informe.
Según los auditores, ni la contratista ni el Registro comprobaron que “la herramienta Mühlbauer BioMatch que se utiliza para la identificación y administración de las huellas dactilares cumple con lo especificado en los requisitos de contratación”.
La Corte señala al RNPN la “falta de evidencia oficial” de un estudio técnico que confirme ese requerimiento establecido en las bases de licitación como en el contrato.
También señala directamente al director ejecutivo del RNPN el que no cumpliera con las funciones de seguimiento y supervisión del control de calidad de la información relativa al DUI.
Pero hay otros cuestionamientos de la Corte en su informe final. Por ejemplo, le dicen al Registro que a través de la Dirección de Informática es la contraparte de tecnología de la concesionaria, y que según acuerdo de junta directiva del 27 de julio de 2011 se nombró la Comisión de Seguimiento al contrato con la Mühlbauer.
Pese a eso, aseguran, no verificó el cumplimiento de funciones del encargado de la unidad supervisora del contrato, no estableció por escrito las funciones para esa tarea, y que el encargado de la unidad en mención solo “se limitó a recibir la comunicación de parte de la empresa concesionaria sin realizar las verificaciones” o auditorías de esas comunicaciones.
Pero además le reprochan al funcionario que no contó “con ninguna evidencia de las diferentes inquietudes expresadas por los delegados del RNPN en los Duicentros” como es el caso de los atrasos en la atención de los ciudadanos, requerimiento de auditoría por incumplimiento en los tiempos de entrega del DUI, cambios en el proceso de registro, emisión y entrega del DUI sin comunicarlo previamente al RNPN entre otros.
El descargo del Registro
Ante los señalamientos de la Corte, el Registro asegura que sí han fiscalizado, corregido y subsanado inconsistencias en la prestación del servicio, que ha verificado las obligaciones contractuales del concesionario por la Dirección de Informática y Auditoría Interna.
También le asegura que controlan la duración de cada trámite y que cualquier retardación es reportada a la concesionaria mediante la herramienta SDMS Client para que brinde un informe técnico.
En lo relacionado a los planes de contingencia, dice que la empresa ha reportado tenerlos en nota de fecha 25 de agosto de 2014 y que le remitió resultados de simulacro de recuperación de datos del sistema de emisión del DUI.
Además refiere a la Corte un cruce de correspondencia que dicen probar los informes de soportes étnicos para el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hechos.
También asegura haber autorizado a Mühlbauer para que actualizara en 2011 y 2012 los equipos instalados, lo cual se prueba en el inventario.
Pese a las extensas y detalladas explicaciones hechas por el Registro, la Corte le confirma los hallazgos, principalmente, porque dicen no presentaron documentos que evidenciaran que subsanaron el señalamiento, porque presentó documentos que no correspondían con lo requerido o por ausencia de evidencia de haber verificado el proceso.
Pide aplicar sanciones y multa de $61 mil
El informe de la Corte contiene una serie de recomendaciones entre las que destaca una a la Junta Directiva del Registro para que mediante la presidenta de la institución “asigne por escrito” las funciones a la comisión de seguimiento del contrato relativo a la emisión y entrega del DUI.
Y puntualmente recomienda que se le asigne al Director de Informática sus funciones “y verifiquen las gestiones desarrolladas como contraparte de tecnología del contrato con la empresa concesionaria emisora del DUI”, para que verifique el cumplimiento de las cláusulas del contrato dado a la Mühlbauer.
Le piden incluso que a dicho funcionario le asignen la tarea de revisar en la base de datos la producción del DUI, con el fin de identificar las faltas en la integridad ciertos datos.
Incluso, le detallan al Registro qué tareas debe ejecutar para vigilar la ejecución del contrato, entre ellas que se realicen reuniones periódicas de la comisión de seguimiento integrada por representantes del RNPN y de la Mühlbauer para que vean, entre otras cosas, las “situaciones” reportadas desde los duicentros de todo el país.
También le sugiere que “se realicen las auditorías integrales, específicas o parciales que garanticen la correcta prestación de los servicios públicos concesionados”.
Otra recomendación va relacionada a que en noviembre de cada año hagan “evaluaciones integrales” a fin de garantizar que los recursos tecnológicos que utiliza la empresa concesionaria para emitir los carnés “no caigan en obsolescencia tecnológica”.
Otro consejo que dan es que instruya al Director de Informática para que “dé cumplimiento a los requerimientos establecidos en los términos de referencia solicitados en las bases de licitación” para la maquilación del carné en relación al sistema automatizado de identificación de huellas dactilares (AFIS) utilizado por la empresa contratada.
Y en un caso muy particular, le recomienda a la junta directiva que “haga efectivas sus atribuciones, aplicando la sanción al concesionario de la emisión del Documento Único de Identidad” relacionado a que la empresa alemana no pidió autorización para trasladar documentos con información personal de los ciudadanos y haber reportado un mes después la destrucción de los mismos en un accidente.
Según los auditores, la empresa Mühlbauer faltó al contrato al reportar 32 días después del accidente de tránsito ocurrido el 19 de diciembre de 2011 el daño y extravío de 375 expedientes personales y otros materiales de seguridad que se utilizan en la emisión del carné de identidad.
Incluso, dicen que la multa a establecer “por no informar en las 48 horas el hecho ocurrido” asciende a $61,104.88.
Además le indican que aplique sanción a la empresa por no pedir al Registro autorización para subcontratar “el servicio de transporte y el resguardo de expedientes y materiales de seguridad y oficiales para la emisión del Documento Único de Identidad”.
Pero la Corte también pide a la junta directiva del Registro a que instruya a la empresa Mühlbauer para que establezca mecanismos de control y que eso sirva para “asegurar la exactitud de los datos de los registros” de los carnés.