¿En
qué podemos
servirle?
Cómo
aprovechar al máximo el
teléfono
¿Cuál es
el equipo de oficina que puede presentar a su
negocio, dar un claro mensaje sobre su producto
o servicio, mejorar la imagen de su
compañía, e incluso tomar pedidos
de sus clientes las 24 horas del día,
esté o no usted en la oficina?.
La respuesta es
sencilla: su teléfono.
Si
usted solamente utiliza su línea
telefónica para hacer y recibir llamadas,
está perdiendo un alto porcentaje del
potencial de esta poderosa herramienta de
negocios. Aquí le presentamos cuatro
estrategias de bajo costo y alta
tecnología que usted puede adoptar y
obtener resultados inmediatos.
1- Aproveche su
correo de voz.
Cada vez que un
prospecto o cliente entra en contacto con su
negocio, usted tiene una oportunidad para
comunicar información o incluso cerrar
una venta. Pero piense, ¿qué pasa
cuando usted está fuera de la oficina o
en la otra línea y no puede tomar la
llamada?
Si utiliza una
contestadora convencional, su prospecto
podría escuchar el mensaje que viene
pregrabado, o bien el tono de ocupado. Esto
ciertamente no le ayudará gran cosa. Pero
con un correo de voz, con múltiples
buzones; usted podría ofrecer más
información, dejar un mensaje detallado o
un pedido. Incluso esto le ayudará a
crear una imagen sólida de empresa
profesional, enfocada hacia el servicio al
cliente.
El número de
buzones que necesita depende fundamentalmente
del tipo de negocio que usted tenga y la forma
en la que vende.
Vamos a suponer que
usted tiene una empresa de diseño de Web.
En este tipo de negocios, o de giro parecido, es
conveniente contar con tres buzones que atiendan
las llamadas cuando usted no está o
cuando está en la otra línea.
De esta forma, mientras
uno podría dar información sobre
el servicio de diseño que presta su
compañía, el otro podría
hacer promoción sobre sus servicios o
productos y el tercero podría ser su
buzón personal.
Así usted puede
comprar equipo telefónico con correo de
voz y crear su propio sistema de clientes para
su compañía, o utilizar el
estándar que viene de fábrica en
el equipo. De cualquier manera, evite caer en un
sistema de buzón donde las llamadas de
los clientes terminan en una extensión
donde no es posible retroceder o transferirse a
otro buzón. Sobre todo, facilite que
quien le llame pueda ser atendido por una
persona en horas de oficina.
2- Cierre ventas.
Si usted actualmente
toma pedidos por teléfono o correo,
¿por qué no aceptarlos por fax?
De esta forma
reducirá el tiempo que pierde en el
teléfono, y al permitir que su cliente
pueda hacer pedidos instantáneamente, las
24 horas del día, facilitará y
hará más rápido y
conveniente la compra para ellos. Incluso
podría ofrecer un incentivo especial para
aquellos que hacen pedidos vía fax como
pequeños regalos o descuentos que motiven
al cliente a usar este sistema.
Establecer un sistema
de pedidos por fax tiene casi el mismo costo que
el aparato. Comience por dar a conocer a sus
clientes y prospectos esta nueva opción
de compra. Incluya la información en sus
cartas o en el correo directo que envía,
y ofrezca órdenes de compra por fax en su
correo de voz.
Una vez que la gente
comience a hacer los pedidos, asegúrese
de que reciban alguna confirmación de su
transacción.
3- Sólo el
fax.
¿Está usted
comunicándose en la forma antigua de
enviar cartas por correo ordinario, o
distribuyendo material impreso para darse a
conocer?
Si es así, usted
podría ahorrarse una considerable
cantidad de dinero y tiempo con un sistema de
envío de faxes en masa. Un buen ejemplo
de esto es lo que implementó David
Lindenauer, dueño de Lindy Promotions,
Inc., una compañía que se dedica a
organizar eventos y fiestas para jóvenes
profesionist as en ciudades norteamericanas como
Boston, Nueva York, Washington, D.C. entre
otras.
A través del
e-mail, de la publicidad impresa y en radio, y
envíos de postales promocionales por
correo ordinario, la compañía de
Lindenauer envía faxes a muchas personas,
de entre 50 y 100 diferentes listas de gente que
tiene el perfil de su cliente.
Lindy Promotions
envía faxes sólo a aquellos que
hayan firmado la solicitud para recibir
más información, en eventos
previos. La compañía de Lindenauer
obtuvo ventas de US$1.2 millones en 1998, y
pronostica más de US$3 millones para
1999.
Lindenauer describe su
sistema de envío de faxes como "una pieza
integral de nuestra estrategia de mercado. Es un
sistema efectivo y económico de llegar a
un gran número de personas".
Los sistemas para
envío de faxes en masa son fáciles
de usar y económicos, aunque quienes
manejan un gran volumen de usuarios prefieren
delegar la ayuda a un contratista externo.
Usted puede crear su
propio volante para fax, con la
información deseada y programar su
sistema para que envíe faxes durante toda
la noche. Esto es una ventaja ya que
generalmente a esas horas ya nadie trabaja y la
línea se encuentra desocupada.
Es importante que el
sistema trabaje sobre una base de datos y
envíe faxes solamente a personas que
hayan expresado un interés en su empresa
o que ya son sus clientes, siempre incluya un
número telefónico donde ellos
puedan llamar para pedir que su nombre se
excluya de la lista de faxes cuando así
lo decidan.
4- Derribe
obstáculos.
Su publicidad,
relaciones públicas o correo directo,
¿incluyen en su información un
número de llamada sin costo?
Si no, usted
está creando una barrera en sus ventas,
una pared entre su compañía y sus
clientes potenciales. A menos que su
mercadotecnia vaya dirigida exclusivamente a la
localidad donde está establecida su
empresa, un número sin costo es esencial.
Esta opción
facilita la respuesta del mercado porque reduce
el riesgo que la gente toma al contactar un
negocio que no conoce, y trasmite cierta imagen
de seriedad y confianza.
Con la actual
proliferación de número sin costo,
no sería realista pensar que un prospecto
de cliente está abierto a pagar una larga
distancia, sin conocer la empresa.
Afortunadamente los
números sin costo son bastante accesibles
en precio. Le sugerimos que en este sentido no
se arriesgue luciendo como el niño nuevo
de la cuadra. Incluya el número sin costo
en sus materiales publicitarios, remueva un
obstáculo en sus ventas y ayude a crear
una imagen de compañía fuerte y
profesional.
Recuerde que el
objetivo principalmente de
comercialización de su empresa debe ser
llegar a los clientes y, sobre todo, dejar que
ellos lleguen a usted. Abra todas las
líneas de comunicación disponibles
y notará la diferencia.
